Membuat Laporan Perjalanan Bisnis

06-10-2015

Sebagai pegawai sebuah perusahaan atau instansi pemerintah, ada kalanya anda akan dikirim untuk melaksanakan perjalanan dinas atau bisnis ke luar daerah atau bahkan ke luar negeri untuk mengikuti seminar, workshop, atau kegiatan lainnya. Salah satu aspek penting terkait dengan sebuah perjalanan dinas atau bisnis adalah biaya perjalanan tersebut. Terkait dengan hal tersebut, laporan perjalanan harus mampu meyakinkan perusahaan (dalam hal ini atasan atau manajer) yang mengirim anda bahwa biaya yang dikeluarkan ternyata bermanfaat dan menguntungkan perusahaan, dan perjalanan dinas atau bisnis selanjutnya juga pasti menuntungkan. Jadi dalam membuat laporan perjalanan, anda harus fokus dalam melaporkan atau menunjukkan bahwa insvestasi yang telah dikeluarkan tidak sia-sia.

(baca juga: Menjadi Tenaga Penjualan Yang Lebih Baik)

Format Laporan
Jika perusahaan atau instansi tempat anda bekerja sudah memiliki format baku laporan perjalanan maka anda tidak perlu repot-repot untuk mendesain format laporan. Namun jika tidak ada format yang baku maka anda dapat membuat sendiri. Sebaiknya laporan perjalanan tidak terlalu panjang dan bertele-tele, dalam heading laporan cantumkan judul atau topik laporan, tanggal perjalanan, nama anda, dan nama penerima laporan. Dilanjutkan dengan tujuan perjalanan dinas, biaya perjalanan, benefit bagi perusahaan, dan informasi lain yang relevan.

Pendahuluan
Mulailah laporan anda dengan membuat pendahuluan atau overview tentang kegiatan yang telah anda lakukan tetapi tidak secara detail. Menceritakan perjalanan bisnis apa yang anda lakukan, mengapa anda yang dikirim oleh perusahaan, dan hasil yang diharapkan dari perjalanan bisnis tersebut. Misalnya, anda menulis bahwa anda menghadiri workshop pengembangan Sumber Daya Manusia dengan tujuan agar mampu merekrut pegawai yang lebih baik, mengurangi turnover pegawai, dan menciptakan sistem SDM yang lebih baik.

Isi Laporan
Dalam isi laporan jelaskan apa yang terjadi selama proses kegiatan. Titik beratkan pada bagaimana target atau tujuan anda tercapai ketika mengikuti kegiatan tersebut. Termasuk jika ada tujuan atau target yang gagal terpenuhi sebaiknya juga disertakan dalam laporan. Jika tidak dilaporkan dan dikemudian hari atasan atau manajer anada menanyakan hal tersebut maka anda bisa dianggap sengaja tidak melaporkan atau menutupi kegagalan anda. Jelaskan secara spesifik aktivitas atau kegiatan yang relevan dengan tujuan atau target yang memberikan benefit bagi perusahaan. Tekankan pada benefit yang diperoleh bagi perusahaan, bukan benefit pribadi yang anda peroleh dari kegiatan tersebut.

(baca juga: Peran Penting Soft Skill di Tempat Kerja)

Ringkasan
Buat ringkasan (summary) yang menjelaskan garis besar perjalanan bisnis atau dinas anda, termasuk didalamnya harapan atau target yang seharusnya didapat, meskipun tidak tercapai, hal-hal relevan lain yang diperoleh yang berguna bagi perusahaan, total biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan tersebut, dan jangan lupa rekomendasi anda untuk kegiatan serupa yang selanjutnya. Semakin spesifik laporan anda maka akan semakin berguna dan mudah bagi atasan atau manajer anda untuk menghitung besarnya untung-rugi bagi perusahaan terkait dengan investasi yang telah dikeluarkan untuk kegiatan anda tersebut.

Laporan Pengeluaran
Pertimbangkan untuk melampirkan laporan pengeluaran atau biaya perjalanan dalam dokumen laporan perjalanan anda secara garis besar. Cantumkan total biaya yang dikeluarkan, namun jangan terlalu detail merinci pengeluaran perjalanan anda, biaya-biaya seperti uang tips, parkir, dan sejenisnya tidak perlu ditulis dalam laporan.

Semoga bermanfaat dan selamat membuat laporan perjalanan.

Coretan Lain



Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *